Auditoría de procesos · Área 4
Auditoría de procesos · Administración
Cuestionario para ordenar la administración y la gestión documental: dónde están los datos, quién accede y cómo se controla el negocio.
01
Datos de la Empresa y Estructura Administrativa
Información básica y organización del equipo de administración
Indica el nombre legal o comercial de tu empresa
Este cuestionario está diseñado específicamente para auditar el área de administración
Administración
Número aproximado de personas en la organización
Describe la estructura del área de administración: quién reporta a quién, funciones principales, etc.
Lista todos los roles/personas que participan en procesos administrativos, facturación, archivo y documentación
02
Herramientas y Gestión Documental
Ecosistema de herramientas para administración, archivo y documentación
Necesitamos conocer las herramientas que utilizáis para gestionar documentos, facturas, contratos y archivos, y verificar que podréis darnos acceso de lectura para analizar los flujos actuales.
Si usáis herramientas adicionales no listadas, indícalas aquí
Necesitamos acceso temporal para analizar flujos documentales, no modificaremos nada
Sí, sin problema
Solo algunas
Necesito consultar
¿Hay un sistema central donde se consolida toda la documentación importante o está dispersa en múltiples lugares (email, carpetas, archivadores)?
Sí, centralizado
Parcialmente
No, dispersa
Considera facturas, contratos, albaranes, documentación de empleados, etc.
0-25% digital
26-50% digital
51-75% digital
76-100% digital
03
Flujos Documentales y Procesos Administrativos
Cómo gestionáis facturas, contratos, archivo y aprobaciones
Necesitamos entender cómo fluye la documentación en vuestra empresa: desde que llega una factura hasta que se archiva, desde que se genera un contrato hasta que se firma.
Procedimientos escritos para facturación, archivo, aprobaciones, gestión de contratos, etc.
Sí, bien documentados
Algunos procesos
Solo informales
No existen
Describe paso a paso cómo funcionan vuestros procesos principales de gestión documental
¿Existen niveles de aprobación? ¿Se usan firmas digitales o físicas?
Digital automatizado
Digital pero manual
Mixto (digital + papel)
Principalmente en papel
Si la persona de administración no está disponible 2 semanas, ¿qué impacto tendría en facturas, pagos, contratos?
Parálisis total
Impacto alto
Impacto moderado
Mínimo impacto
¿Qué procesos o información solo conoce una persona? Contraseñas, accesos, procedimientos especiales...
04
Tareas Administrativas a Mejorar
Ejemplos específicos de procesos documentales que queréis optimizar
Cuanto más específicos sean los ejemplos de tareas administrativas repetitivas, mejor podremos identificar oportunidades de automatización y digitalización.
Describe 3-5 tareas específicas relacionadas con documentación, facturación o archivo que os gustaría optimizar
Describe las tareas que se repiten diaria o semanalmente y que consumen tiempo del equipo administrativo
¿Qué procesos o aprobaciones ralentizan la gestión documental? ¿Dónde se acumulan documentos pendientes?
¿Cuántas horas semanales estimas que el equipo dedica a tareas documentales repetitivas?
Piensa en extracción de datos de facturas, clasificación de documentos, generación de informes, respuesta a consultas...
05
Volumen Documental y KPIs
Métricas actuales para dimensionar y medir el impacto de las mejoras
Conocer el volumen de documentos y los KPIs actuales nos permite dimensionar las soluciones y calcular el ROI potencial de cada mejora.
Incluye facturas emitidas, facturas recibidas, contratos, albaranes y otros documentos administrativos
Facturas emitidas / mes
Facturas recibidas / mes
Contratos activos
Indicadores clave que utilizáis para medir el rendimiento del área administrativa
Desde que llega una factura hasta que está registrada y archivada
Describe cómo está repartida la responsabilidad de los diferentes tipos de documentos
¿Hay momentos del mes/año donde el volumen de documentación aumenta significativamente?
Sí, hay picos
No, bastante estable
06
Automatizaciones e IA Actuales
Estado actual de automatización en procesos administrativos
Incluye cualquier tipo de automatización: OCR de facturas, workflows de aprobación, alertas automáticas, etc.
Sí, tenemos algunas
No, aún no
Lista las automatizaciones actuales y su coste mensual aproximado (herramientas, suscripciones, gestoría)
07
Criterios de Éxito, Cumplimiento y Seguridad
Expectativas, normativa aplicable y consideraciones de seguridad documental
Definir criterios de éxito claros y entender los requisitos de cumplimiento nos ayuda a proponer soluciones que se ajusten a vuestras necesidades legales.
¿Qué resultados concretos esperáis obtener?
Requisitos legales, técnicos o de presupuesto que debamos conocer
Control de acceso a documentos sensibles, clasificación de información, políticas de retención
Sí, formalizadas
Básicas / informales
No tenemos
Describe cómo controláis el acceso a documentos sensibles, políticas de backup, etc.
Persona o rol responsable de autorizar accesos a documentos confidenciales
08
Comentarios Adicionales
Cualquier información extra relevante para la auditoría
En gestión documental: ¿qué te gustaría resolver de forma prioritaria? ¿Qué te quita el sueño?
Ayúdanos a alinear expectativas y enfocar el diagnóstico
Cualquier contexto adicional: cambio de gestoría previsto, migración de ERP en curso, auditoría externa próxima, expansión internacional...