Auditoría de procesos · Área 2
Auditoría de procesos · Ventas
Cuestionario para analizar conversión y control: qué pasa cuando entra un lead, quién lo contacta y cómo se hace el seguimiento.
01
Datos de la Empresa y Estructura Comercial
Información básica y organización del equipo de ventas
Indica el nombre legal o comercial de tu empresa
Este cuestionario está diseñado específicamente para auditar el área de ventas y conversión
Ventas
Número aproximado de personas en la organización
Describe la estructura del área comercial: quién reporta a quién, funciones principales, etc.
Lista todos los roles/personas que participan en contacto, seguimiento y cierre de leads
02
Herramientas y Gestión de Leads
Ecosistema de herramientas para el proceso comercial
Necesitamos conocer las herramientas que utilizáis para gestionar leads, oportunidades y el pipeline, y verificar que podréis darnos acceso de lectura para analizar los flujos actuales.
Si usáis herramientas adicionales no listadas, indícalas aquí
Necesitamos acceso temporal para analizar el pipeline y seguimiento, no modificaremos nada
Sí, sin problema
Solo algunas
Necesito consultar
¿Existen etapas claras por las que pasa cada oportunidad?
Sí, definido y en uso
Parcialmente
No, sin pipeline
¿Existe un único lugar donde queda registrado cada lead?
CRM centralizado
Hojas de cálculo
En la cabeza / disperso
03
Flujos y Proceso de Venta
Qué pasa cuando entra un lead, quién lo contacta y cómo se hace seguimiento
Necesitamos entender cómo fluye una oportunidad: desde que entra un lead hasta que se cierra (o se pierde), incluyendo contacto, seguimiento y cierre.
Guiones de venta, procesos de seguimiento, criterios de cualificación, etc.
Sí, bien documentados
Algunos procesos
Solo informales
No existen
Describe paso a paso: quién lo recibe, en cuánto tiempo se contacta, cómo se hace seguimiento y cómo se cierra
Indica el responsable de primer contacto y el tiempo medio de respuesta
¿Se hace seguimiento a cada oportunidad hasta el cierre o se pierden por el camino?
Sí, sistemático
A veces
No hay seguimiento
Si el comercial clave no está disponible 2 semanas, ¿qué impacto tendría en el cierre de ventas?
Parálisis total
Impacto alto
Impacto moderado
Mínimo impacto
¿En qué etapa del pipeline se caen más oportunidades? ¿Leads sin contactar, sin seguimiento, propuestas sin respuesta?
04
Tareas de Ventas a Mejorar
Ejemplos específicos de procesos comerciales que queréis optimizar
Cuanto más específicos sean los ejemplos de tareas comerciales repetitivas, mejor podremos identificar oportunidades de automatización y mejora.
Describe 3-5 tareas específicas relacionadas con contacto, seguimiento o cierre que os gustaría optimizar
Registrar leads en el CRM, enviar seguimientos, preparar propuestas, actualizar estados, etc.
¿Qué ralentiza el proceso de venta? ¿Dónde se acumulan oportunidades pendientes?
¿Cuántas horas semanales estima el equipo en tareas repetitivas de gestión comercial?
Piensa en cualificación de leads, seguimiento automático, generación de propuestas, respuesta a consultas, priorización...
05
Volumen y KPIs de Ventas
Métricas actuales para dimensionar y medir el impacto de las mejoras
Conocer el volumen de oportunidades y los KPIs actuales nos permite dimensionar las soluciones y calcular el ROI potencial de cada mejora.
Incluye leads entrantes, oportunidades trabajadas y ventas cerradas
Leads / mes
Oportunidades / mes
Ventas cerradas / mes
Indicadores clave que utilizáis para medir el rendimiento comercial
Aproximado, si lo conocéis
Describe cómo está repartida la responsabilidad en el pipeline
¿Hay momentos del mes/año (cierres, temporadas, campañas) donde el volumen aumenta?
Sí, hay picos
No, bastante estable
06
Automatizaciones e IA Actuales
Estado actual de automatización en el área
Incluye cualquier automatización: asignación de leads, secuencias de seguimiento, recordatorios, scoring, etc.
Sí, tenemos algunas
No, aún no
Lista las automatizaciones actuales y su coste mensual aproximado (herramientas, suscripciones, agencias)
07
Criterios de Éxito, Cumplimiento y Seguridad
Expectativas, normativa aplicable y consideraciones de seguridad
Definir criterios de éxito claros y entender los requisitos de cumplimiento nos ayuda a proponer soluciones que se ajusten a vuestras necesidades legales.
¿Qué resultados concretos esperáis obtener?
Requisitos legales, técnicos o de presupuesto que debamos conocer
Control de acceso a la base de datos comercial, consentimientos, retención
Sí, formalizadas
Básicas / informales
No tenemos
Persona o rol responsable de las contraseñas y accesos al CRM
08
Comentarios Adicionales
Cualquier información extra relevante para la auditoría
¿Qué te gustaría resolver de forma prioritaria? ¿Qué te quita el sueño?
Ayúdanos a alinear expectativas y enfocar el diagnóstico
Cualquier contexto adicional: cambio de CRM previsto, nueva línea de producto, ampliación del equipo comercial...